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Embauche d’un nouveau salarié : quelles formalités ?

Vendredi 8 octobre 2021

Depuis la fin des restrictions sanitaires, les offres d’emploi publiées sur le site de Pôle Emploi ont atteint des records. Ainsi, en juin 2021, le nombre d’offres d’emploi disponibles a atteint le million à plusieurs reprises. Parallèlement, l’INSEE estime une baisse du chômage d’environ  7% en moyenne. La période est donc au recrutement. 


Accueillir une nouvelle personne dans son équipe n’est pas une chose aisée pour l’employeur, qui doit s’assurer de respecter diverses obligations et effectuer de nombreuses formalités, avant et après l’embauche. 



📣 ROBIN réalise ce guide pratique pour vous permettre de connaître les formalités à effectuer et les obligations à respecter afin de réaliser votre embauche en toute sérénité et légalité.


  1. Les formalités à accomplir avant l’embauche du salarié 


🔹 L’offre d’emploi 


L’offre d’emploi doit : 

  • être rédigée en français ; et 
  • mentionner la date de sa diffusion.


Elle ne doit mentionner aucun critère discriminatoire, sous peine de sanctions pénales. Ainsi, à titre d’exemples, sont interdites les mentions telles que :

  • « poste réservé aux personnes handicapées », 
  • « personne valide », 
  • « recherche chef de chantier homme », 
  • « recherche vendeuse », 
  • « sans enfants », 
  • « de nationalité française », 
  • « âgé de 25 à 35 ans ».


A l’inverse, les mentions telles que « la politique d’embauche de la société X vise à améliorer la représentation des personnes handicapées au sein de ses effectifs » ou « la politique d’embauche de la société X vise à améliorer la représentation des femmes au sein de ses effectifs » dans le cadre d’un plan d’égalité entre les hommes et les femmes sont acceptées. 


🔹 La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) 


La DPAE est une déclaration qui rassemble toutes les formalités obligatoires envers les différents organismes de protection sociale. 


👉 La DPAE est obligatoire pour l’embauche de tout salarié, qu’il soit en CDD, CDI ou apprentissage... sauf si l’entreprise utilise un des titres de paiement simplifiés tels que : 

  • Le titre emploi service entreprise (Tese) 
  • Le titre emploi simplifié agricole (Tesa) pour un salarié agricole en CDD de moins de trois mois. 
  • Le titre emploi forain (TEF) 
  • Guichet unique du spectacle occasionnel (Guso) 
  • Chèque emploi associatif (CEA) 


👉 La DPAE comporte : 

  • La dénomination sociale de l’entreprise et son adresse
  • Le Code APE de l’entreprise 
  • Numéro SIRET de l’établissement 
  • Les coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend, s'il relève du régime général de la sécurité sociale
  • Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé)
  • Date et heure d'embauche prévisibles
  • Nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois

La DPAE est nominative et doit être effectuée pour chaque salarié dans un délai de huit jours avant l’embauche du salarié sur ce lien. Une copie de la DPAE ou l’accusé de réception doit être remis au salarié. 


💡A savoir, la DPAE ne concerne pas l’embauche d’un stagiaire. 


🔹 Le contrat de travail 


Le contrat de travail à durée indéterminée (CDI) peut être oral, verbal ou tacite. Mais le plus souvent, les conventions collectives rendent la rédaction écrite du contrat obligatoire.


Le gouvernement a mis en place un outil permettant de retrouver la convention collective applicable en indiquant le nom de son entreprise. 


💡 A savoir, en cas de contrat tacite, l’employeur doit toutefois remettre au salarié un document reprenant les informations contenues dans la déclaration préalable à l’embauche. 


Tous les autres contrats doivent obligatoirement être rédigés (CDD, contrats d’apprentissage, temps partiel etc…). 


En tout état de cause, le salaire indiqué dans le contrat de travail ne peut être inférieur SMIC, fixé aujourd’hui à 10,48 € bruts de l’heure, soit 1 589,47 € par mois pour un temps plein. 


Le contrat de travail peut également comprendre certaines clauses particulières telles que la clause de non concurrence et la clause de mobilité. 

👉 La clause de non concurrence : elle vise à limiter la liberté d'un salarié d'exercer, après la rupture de son contrat, des fonctions équivalentes chez un concurrent ou à son propre compte pendant un certain temps

👉 La clause de mobilité : elle prévoit que le lieu de travail du salarié peut être modifié ultérieurement. 


Le contrat de travail peut prévoir une période d’essai, mais cela n’est pas obligatoire. 


La période d’essai est une période durant laquelle l’employeur peut vérifier les capacités du salarié à occuper ce poste et le salarié peut vérifier si le poste lui convient. Elle peut être librement rompue par l’une ou l’autre des parties. Autrement, à la fin de la période d’essai, le contrat se poursuit aux conditions prévues. 


Toutefois, si une période d’essai est décidée, celle-ci doit être expressément prévue dans le contrat de travail, ainsi que la possibilité de son renouvellement. 


En principe, la durée maximale de la période d’essai prévue par la loi est de : 

  • 2 mois pour les ouvriers et les employés ;
  • 3 mois pour les agents de maîtrise et les techniciens ; et
  • 4 mois pour les cadres. 


Toutefois, les accords collectifs peuvent prévoir des durées plus courtes ou plus longues.


  1. Les formalités à accomplir après l’embauche du salarié 


🔹 Le registre unique du personnel


Tous les employeurs doivent tenir un registre unique du personnel, et ce dès l’embauche du premier salarié. 


Les associations ayant recours au chèque emploi associatif ne sont pas soumises à cette obligation. 


La forme du registre unique du personnel est libre, mais doit obligatoirement comporter les éléments suivants : 

  • L’identité du salarié (nationalité, date de naissance, sexe) 
  • L’emploi
  • Les dates et d’entrée et de sortie de l’établissement 
  • La qualification du contrat de travail (CDD, temps partiel, apprentissage…)


🔹 L’institution de retraite complémentaire


L’employeur est obligé d’affilier le nouveau salarié aux institutions des retraites complémentaires de l’Agirc (pour les cadres)  ou de l’Arcco (pour les salariés).


 🔹 La visite d’information et de prévention (VIP) 


L’employeur doit organiser une visite d’information et de prévention auprès d’un professionnel de santé du travail dans un délai maximum de trois mois à partir de la prise effective du poste de travail. La VIP est obligatoire pour tout salarié, hormis les stagiaires. 


L’employeur qui ne respecte pas cette obligation s’expose à des poursuites pénales. 



 🔹 Les avantages sociaux 


Le nouveau salarié bénéficie des avantages sociaux au même titre que les autres salariés


Certains avantages sont obligatoires, comme la prise en charge de 50% des frais de transports, et de proposer une mutuelle dont il participe à hauteur de 50%, et d’autres facultatifs, comme les tickets restaurants.

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